Mediante Circular N°0096-2009 del 29 de Mayo del 2009, se informó a la fuerza de ventas sobre la aplicación del "Formulario Conozca a su Cliente", a partir del 01 de julio 2009.

Al respecto, mediante Circular "Lavado de Activos" del 25 de junio del 2009, la Administración Superior del Instituto Nacional de Seguros indica lo siguiente:

" A partir del 01 de julio del 2009, implementaremos la Política Conozca a su Cliente, con base en la "Ley 8204 - Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado, Actividades Conexas, Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo," así como la normativa vinculante.

Para tal efecto se les solicitará a los clientes llenar el formulario denominado "Información al Cliente" y se ingresará a la Base Unificada de Clientes (BUC) los datos necesarios. Este formulario empezó a distribuirse a las Sedes y Fuerza de Ventas.

La aplicación del Formulario es de carácter obligatorio y debe contemplarse al momento de la apertura de una nueva póliza.

Se recuerda que la Ley obliga a las entidades a mantener los datos de sus clientes actualizados, por esta razón cada vez que un cliente se presente a realizar cualquier gestión adicional a la apertura de una póliza, se debe proceder a actualizar los datos BUC y confeccionar el expediente respectivo (ver documento "Manual").

Esta práctica se une a las medidas que ya hemos estado realizando en materia de prevención y control contra el lavado de activos.Ya está en marcha una campaña de comunicación interna y externa para informar y hacer conciencia sobre la importancia de cumplir con dicha Ley y la responsabilidad de velar por la legalidad de las finanzas de nuestros clientes."

Con base en lo anterior, remitimos para su consideración, la documentación que facilitará la aplicación de la "Política Conozca a su Cliente".


Manual para la aplicación de la Política Conozca al Cliente del INS


De conformidad con el Artículo 54 y TRANSITORIO X. de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros No.8653, el INS se encuentra obligado a aplicar lo dispuesto por la Ley No. 8204 sobre Estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

ARTÍCULO 54.- Modificación de la Ley N.º 8204

Modifícase el artículo 14 de la Ley N.º 8204, Reforma integral de la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y actividades conexas, de 26 de diciembre de 2001, con el fin de incluir el inciso d). El texto dirá:

“Artículo 14.- Se consideran entidades sujetas a las obligaciones de esta Ley, las que regulan, supervisan y fiscalizan los siguientes órganos, según corresponde:

a) La Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef).
b) La Superintendencia General de Valores (Sugeval).
c) La Superintendencia de Pensiones (Supen).
d) La Superintendencia General de Seguros.

Asimismo, las obligaciones de esta Ley son aplicables a todas las entidades o empresas integrantes de los grupos financieros supervisados por los órganos anteriores, incluidas las transacciones financieras que los bancos o las entidades financieras domiciliadas en el extranjero realicen por medio de una entidad financiera domiciliada en Costa Rica. Para estos efectos, las entidades de los grupos financieros citados no requieren cumplir, nuevamente, con la inscripción señalada en el artículo 15 siguiente, pero se encuentran sujetas a la supervisión del respectivo órgano, en lo referente a legitimación de capitales.”

"TRANSITORIO X.- Normativa de la Ley N.º 8204

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 54 de esta Ley, el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero modificará, en lo que corresponda, la normativa para el cumplimiento de la Ley N.º 8204, reforma integral de la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y actividades conexas.
En el mismo orden, el Poder Ejecutivo actualizará la reglamentación de dicha Ley, de conformidad con lo dispuesto en su artículo 165.

Rige a partir de su publicación."


En el Artículo 16 de la Ley No. 8204, se establece como obligación del INS como institución regulada, supervisada y fiscalizada por la Superintendencia General de Seguros, la de identificar a sus clientes y mantener los registros de éstos.

Artículo 16.- Con el objeto de prevenir las operaciones de ocultación y movilización de capitales de procedencia dudosa y otras transacciones encaminadas a legitimar capitales provenientes de delitos graves, las instituciones sometidas a lo regulado en este capítulo deberán sujetarse a las siguientes disposiciones:

a) Obtener y conservar información acerca de la verdadera identidad de las personas en cuyo beneficio se abra una cuenta o se efectúe una transacción, cuando existan dudas acerca de que tales clientes puedan no estar actuando en su propio beneficio, especialmente en el caso de personas jurídicas que no desarrollen operaciones comerciales, financieras ni industriales en el país en el cual tengan su sede o domicilio.

b) Mantener cuentas nominativas; no podrán mantener cuentas anónimas, cuentas cifradas ni cuentas bajo nombres ficticios o inexactos.

c) Registrar y verificar, por medios fehacientes, la identidad, la representación, el domicilio, la capacidad legal, la ocupación o el objeto social de las personas, así como otros datos de su identidad, ya sean clientes ocasionales o habituales. Esta verificación se realizará por medio de documentos de identidad, pasaportes, partidas de nacimiento, licencias de conducir, contratos sociales y estatutos, o mediante cualesquiera otros documentos oficiales o privados; se efectuará especialmente cuando establezcan relaciones comerciales, en particular la apertura de nuevas cuentas, el otorgamiento de libretas de depósito, la existencia de transacciones fiduciarias, el arriendo de cajas de seguridad o la ejecución de transacciones en efectivo superiores a la suma de diez mil dólares estadounidenses (US $10.000,00) o su equivalente en otras monedas extranjeras.

d) Mantener, durante la vigencia de una operación y al menos por cinco años a partir de la fecha en que finalice la transacción, registros de la información y documentación requeridas en este Artículo.

e) Conservar, por un plazo mínimo de cinco años, los registros de la identidad de sus clientes, los archivos de cuentas, la correspondencia comercial y las operaciones financieras que permitan reconstruir o concluir la transacción.


Por ende, en acatamiento de lo anterior se establecen los siguientes pasos a seguir:

1. El Formulario denominado “Información del Cliente” debe ser llenado por el cliente para la apertura de pólizas nuevas. Si el cliente es atendido en la Sede del INS o en la oficina del intermediario de seguros no es necesario llenar el formulario, pero se deben ingresar los datos del cliente a la BUC (Base Unificada de Clientes) e imprimirlos.

Se recalca que el formulario debe ser llenado para la apertura de pólizas nuevas. En el caso de las variaciones NO es requisito indispensable actualizar los datos, pero si es importante informar sobre los requisitos para que en el próximo trámite que realice el cliente los aporte. Es claro, que si el cliente se presenta a realizar una variación y trae todos los requisitos se realiza inmediatamente la actualización.

Al respecto, el Departamento de Comunicaciones está elaborando un volante con la información correspondiente a los requisitos de la Ley, el cual se estará enviando a las Sedes e Intermediarios para que se distribuya a los clientes que se presenten a realizar trámites.

2. El cliente debe firmar el formulario indicado o la impresión de la BUC, según corresponda.

3. Los clientes que sean personas físicas, deben aportar:

•Copia del documento de identidad (cédula de identidad, de residencia, o, pasaporte, según corresponda).
•Copia de recibo de algún servicio público u otro donde se indique la dirección (por ejemplo de compañías de televisión por cable o de seguridad, RACSA). El INS aceptará recibos a nombre de terceras personas (algún familiar o en caso de alquiler del dueño de la casa) siempre y cuando la dirección de dichos recibos, sea la aportada por el cliente en el formulario “Información del Cliente”.

En aquellos casos donde el agente de seguros se presenta directamente en la casa de habitación del cliente que toma una póliza, y el cliente no posee algún recibo, se podrá sustituir por la formula “Constancia de Domicilio”.

Tanto en el caso de personas físicas como jurídicas es importante ser proactivos con el cliente ante la carencia de información o datos como: copias (escanear y/o fotocopiar los documentos), datos que se puedan consultar en bases como el registro civil, riesgos del trabajo, asimismo, en los próximos días se pretende hacer contacto con otras instituciones para obtener acceso a la consulta de más datos.

Respecto a la constancia de domicilio es para los seguros suscritos directamente en el domicilio de la persona física o jurídica que funge como asegurado, en sustitución del recibo. Por lo que si el cliente presenta el recibo NO es necesario llenar esta fórmula.

4. Los clientes que sean personas jurídicas, deben aportar:

•Original y copia de la Personería jurídica (la copia debe ser confrontada para poder devolver el original al cliente), o, Certificación de Personería jurídica emitida por el Registro Nacional de la Propiedad, en ambos casos con NO más de un mes de emitida.
•Copia del documento de identidad de la persona física que se registra como apoderado de la compañía según personería jurídica.
•En aquellos casos donde el agente de seguros se presenta directamente en la dirección de la empresa tomadora del seguro, y el cliente no posee algún recibo, se podrá sustituir por la fórmula “Constancia de Domicilio”.

Se aclara que en el caso de las pólizas colocadas por Intermediarios, este es quien realiza la verificación contra los documentos originales por lo que únicamente deberá presentar a la Sede las copias de dichos documentos.

5. Las Sedes o los intermediarios de seguros deben solicitar documentos que respalden los ingresos de los clientes (físicos o jurídicos), en los siguientes casos excepcionales:

•Pólizas de vida con inversión: Vida Global (colones y dólares), Vida Universal (colones y dólares).
•Bienes inmuebles cuyo valor a asegurar sea superior a $100.000,00 (cien mil dólares) o su equivalente en moneda nacional.
•Bienes muebles y demás seguros cuyo valor a asegurar sea superior a los $20.000,00 (veinte mil dólares).

Para todos los demás tipos de pólizas o coberturas NO se solicitara el requisito “documento de respaldo de ingresos”. Por ejemplo: Responsabilidad Civil, Gastos Médicos, Fidelidad, etc.

Es importante recordar que esta es una política interna de la administración, sujeta a cambios por directriz del órgano de supervisión y fiscalización.

El INS aceptará como documento probatorio de ingresos, al menos uno de los siguientes:

•Constancia salarial, orden patronal, Declaración de Renta, constancia de pensión, o, Certificación de Contador Publico Autorizado (CPA) (Deben traer el original y una copia para proceder a confrontarlo).

NOTA: según lo indicado y atendiendo el parámetro establecido, NO se requiere documentar los ingresos para aquellas pólizas cuyo valor asegurado de bienes inmuebles sea inferior a los $100.000,00 (cien mil dólares o equivalente en colones) o en bienes muebles inferior a los $20.000.00 (veinte mil dólares o su equivalente en colones).

Sí se requiere documentar ingresos para pólizas de vida con inversiones, indistintamente del valor o suma de la inversión.

Si el cliente aparece como trabajador en los sistemas de “Riesgos de Trabajo”, se imprime pantalla donde se indica el salario y se adjunta al expediente.

Para extranjeros: A los extranjeros que no radican en el país, se les solicitara una “Declaración Jurada” protocolizada por notario nacional que contenga el origen y el monto de los ingresos, así como su domicilio internacional permanente y el ocasional de Costa Rica.

6. Para todos aquellos intermediarios de seguros que estén ligados a una entidad financiera (por ejemplo los Bancos que tienen una sociedad agencia de seguros), pueden:

• Que los clientes llenen el formulario del INS y aporten los requisitos ya sea para personas físicas o jurídicas indicados, o en su defecto,
• Aportar copia o impresión del sistema del formulario conozca su cliente de la entidad financiera de cada cliente, así como la copia de los requisitos (recibos, ingresos) que posea la entidad, con el fin de archivar una copia del expediente en los archivos del INS.

7. En aquellos casos donde se indique que la empresa no tiene actividad económica y por lo tanto no genera ingresos, o bien, que es de recién constitución, y a la fecha de tomar la póliza no pueden demostrar sus ingresos, se debe requerir además de la certificación de persona jurídica y copia de la cédula del apoderado, la aportación de los requisitos como si se tratara de persona física (del apoderado), y adicionalmente deberán llenar el formulario diseñado para tal efecto denominado “Justificación de NO ingreso económico para persona jurídica”, cuando proceda, según parámetro establecido en punto 5 de este manual.

En el caso del Formulario “Justificación de NO ingreso económico para persona jurídica”, no será suministrado como documento oficial, toda vez que es únicamente utilizado en casos de excepción, por lo cual se adjuntó el archivo magnético en el oficio y circular emitidos sobre el tema.

8. En el caso que el tomador del seguro sea una persona física que no tiene ingresos como por ejemplo por ser estudiante o administradora del hogar, deberá llenar el formulario denominado “Justificación de NO ingreso económico para persona física” cuando proceda según parámetro establecido en punto 5 de este manual.

En el caso del Formulario “Justificación de NO ingreso económico para persona física”, no será suministrado como documento oficial, toda vez que es únicamente utilizado en casos de excepción, por lo cual se adjuntó el archivo magnético en el oficio y circular emitidos sobre el tema.

9. Las Sedes serán las responsables de conformar el expediente del cliente, de su archivo y custodia, para lo cual en la BUC deberán indicar donde se encuentra el expediente, por si un cliente aporta un documento en otra Sede de manera interna puede hacerse llegar a la Sede donde se encuentra el expediente físico.

Se aclara que en la BUC no se debe indicar manualmente la Sede donde se encuentra el expediente físico, pues el sistema graba en su bitácora el usuario que creó los datos.

Por cuestiones de orden, para facilitar la ubicación de los expedientes éstos se deben identificar o rotular con el nombre tal y como aparece en la BUC y ordenarlos alfabéticamente.

10. Para los seguros autoexpedibles, el INS únicamente estará solicitando el nombre y número de identificación de los titulares o tomador de la póliza.

Se recalca que en autoexpedibles (seguros no renovables) no se completa el formulario conozca a su cliente.

Respecto a este tema se informa que se está habilitando en la BUC la opción para identificar este tipo de seguros, para garantizar que no se está incluyendo la información completa y sea sujeta de revisión posteriormente.

11. En los seguros que existan beneficiarios, el INS únicamente solicitará del beneficiario, el nombre y número de identificación.

12. En las pólizas colectivas donde se abran pólizas hijas y los datos de cada una de ellas se deba de ingresar a la BUC, necesariamente se debe llenar el formulario para cada una de las pólizas hijas (datos completos y requisitos).

13. En las pólizas colectivas tipo VIC-ACC se aplicará el formulario “Información del Cliente” al tomador principal (póliza madre).

14. En lo que respecta las pólizas emitidas antes del 1 de julio, NO debe solicitarse la información contenida en este Manual.